Etiket Bertelepon di Hotel

Etiket bertelepon adalah tata cara bagaimana seharusnya berkomunikasi melalui telepon dengan baik sopan, ramah dan bersahabat. Walaupun tidak berhadapan langsung dengan si penelepon, dapat disadari bahwa dari cara kita berbicara menimbulkan kesan yang berbeda (missal : ramah atau tidak bersahabat, sombong dan lainnya). Dan sebaiknya ciptakanlah kesan pertama kepada si penelepon yang menunjukan keramahan dan keprofesionalan kita.

Tujuannya mempelajari topik ini adalah agar kita dapat memberikan pelayanan profesional melalui telepon, baik penelepon internal maupun external. Berikut adalah contoh standart penerapan etiket bertelepon di hotel.

Beberapa langkah yang harus diterapkan :

1. Menjawab telepon sebelum deringan ketiga.
2. Selalu tersenyum ketika menerima telepon ( sediakanlah cermin didepan anda, agar anda dapat lebih mudah untuk mengetahui expresi wajah anda)
3. Duduk/berdiri dengan postur tubuh yang baik.
4. Persiapkanlah pena dan kertas untuk mencatat.
5. Gunakan standart pengucapan salam yang ada di Hotel anda. Biasanya dimulai dengan sapaan waktu, nama hotel, perkenalkan diri anda, dan tawarkan bantuan.

“Selamat pagi, Hotel Indah dengan Bunga bisa dibantu?”

“Good Morning Hotel Indah, Bunga speaking may assist you?”

6. Jangan makan, minum atau menyunyah permen selama bertelepon
7. Fokuslah pada penelpon anda dan kenalilah penelepon anda.
8. Sapa penelepon dengan namanya selama percakpan berlangsung.
9. Tanganilah semua permintaan atau pertanyaan penelepon semampu kita. Jangan berusaha untuk mengalihkannya ke bagian lain, itu sangat tidak membuat nyaman si penelepon apalagi anda menyambungkannya dan si penelepon harus mengulangi percakapannya dari awal lagi.
10. Jika penelepon meminta disambungkan, segeralah menyambungkan di no extantion yang benar. Dan penelpon yang dituju harus mengetahui siapa yang akan disambungkan, untuk apa dia meminta disambungkan dan perkenalkanlah penelpon kepada sesorang yang akan disambungkan terlebih dahulu.

“Ibu Veni, Bapak feri ingin berbicara dengan ibu mengenai pesta meeting perusahaanya"

“Bapak feri, saya akan menyambungkan bapak dengan Ibu Veni, beliau akan membantu bapak untuk menangani meeting perusahaan Bapak.

11.   Informasikanlah kepada penelepon jika memang harus ada jeda waktu untuk menjawab pertanyaan atau permintaannya.

“Mohon ditunggu bapak feri, saya akan coba tanyakan ke bagian concierge apakah tiket pesawat bapak sudah dipesankan.”…….”Termakasih telah menunggu Bapak feri, untuk tiket pesawat Bapak sudah dipesankan, setelah ini akan diantarkan kekamar Bapak”

12.  Hindarilah kata-kata seperti “’ yoi”, “halo”, “ oke”, atau kata-kata tidak formal lainnya. (nggak, udah, oke cint,)

13.  Akhiri percakapan anda dengan mengucapkan terimakasih, sapa penelepon dengan namanya.

“Terimakasih Bapak Feri telah menelepon Hotel Indah”

14.  Sangatlah penting mengkonfirmasi permintaan si penelepon untuk menghindari penginterprestasian yang salah dan juga untuk meyakinkan tamu bahwa kita benar-benar mendengarkannya.

Demikian sedikit pembahasan mengenai etiket bertelepon di hotel semoga dapat membantu atau mungkin dapat dicoba untuk terapkan. Terimakasih.